Olen jo vuosia kutsunut asiakkaat tapaamisiin ja neuvotteluihin Kalasataman toimistollemme. Moni on ihmetellyt, miksi vuodesta toiseen jatkan tätä tapaani, vaikka se aiheuttaa enemmän  järjestely- ja aikataulutuskysymyksiä kuin tapaaminen esimerkiksi ravintolassa tai ulkopuolisen kokoustilassa. Olen kuitenkin vakaasti sitä mieltä, että vasta kutsumalla asiakkaan toimistolle on mahdollista löytää yhteinen sävel asiakkaan kanssa. Asiakas on yritystoiminnan ylläpitäjä ja siksi hänen tulee olla tervetullut toimistolle koska tahansa!

Suosittelen asiakkaiden kestitsemistä jokaiselle yritykselle, joka haluaa löytää syvemmän yhteyden omiin asiakkaisiinsa. Molemminpuolinen kunnioitus ja ymmärrys lisääntyy ja asiakas pääsee näkemään maailmaa myös sinun silmin. Tämä voi olla silmiä avaava kokemus molemmille osapuolille. Asiakas näkee, mihin hänen rahansa menevät, miten niitä käytetään ja ennen kaikkea, vastaako sinun yrityksesi arvomaailma hänen arvojaan.

Seuraavaksi annan joitakin vinkkejä siihen, miten asiakkaan saapumiseen toimistolle on hyvä valmistautua, jotta turhalta säädöltä ja vaikeuksilta vältyttäisiin. 

Varaa tila tapaamiselle ajoissa. Oli kyseessä sitten kokoustila, kahvihuone tai neukkari, kannattaa tila varata sinun ja asiakkaan käyttöön ajoissa. On kiusallista sekä asiakkaalle että sinulle, jos onkin tapahtunut tuplabuukkaus ja tila onkin jo varattu toisaalle.

Varaa sopiva tarjoilu. Tilaa tarjoiltavat catering-palvelusta tai käy kaupassa valikoimassa juuri sinun asiakkaallesi sopivat tarjottavat. Tehokas jääkaappi pitää ruuat ja juomat tuoreina ja raikkaina pidemmänkin päivän ajan, jos kokous venyy tai asiakas on myöhässä. Silloin voit siirtää tarjoiltavat jääkaappiin odottamaan. 

Varmista, että tiimisi tietää, keitä asiakkaat ovat ja mitä he haluavat. Lähetä olennaisille kollegoille vaikkapa sähköposti, jossa kerrot, mitä päivän aikana tulee tapahtumaan ja millaisia diilejä toivot päivän aikana solmittavan. Tällä tavalla kaikki ovat samalla viivalla ja tietävät tapahtumien kulusta.